På Stockholms stadsbibliotek har virtuella enheten arbetat med InUse och effektkartläggning ett tag, nu var det dags för mig och kollegan att lära oss mer själva för att skapa lite in-house kompetens. 2 dagar, fulla med teori, övningar och diskussioner.

Det viktigaste jag lärt mig

• Nyttan ligger i användningen
• Effektmål består av: ett “scope”=etn omfattning för projektet, syfte och mätpunkter tillsammans, kanske också en slogan. Effektmålet ger fokus i ett projekt. Syftesmeningen är otta nyckelfrasen när styrgrupp pratar om projektet.
• Målgrupperna är de som skapar den önskade effekten. Dessa ska rangordnas och procentsättas utifrån hur mycket de bidrar till effektmålet.
• Anvädningsmålen är målgruppernas drivkrafter, angivna som VILL (kommer inifrån målgruppspersonerna själva) och SKA (verksamhetens krav på förändring hos målgruppen)
• Åtgärderna säger hur produkten/etc ska utformas för att uppfylla anvädningsmålen. Bör anges som egenskaper snarare än funktion – mer tidlöst.
• Effektkartläggning kan man göra i många syften: strukturera sina idéer, grund för designarbete, som kravdokument, för att effektstyra, för att upphandla standardlösningar, hantera ändringskrav
• Effektkartan är olika noggrann beroende på syfte: egna kartor kan vara skissartade men sådana man lämnar ifrån sig bör vara detaljerade och korrekta och beslutade

Det här är intressant för min organisations verksamhet

• Effektkartan är ett snabbt sätt att komma igång
• Använd som idégeneringsmetod
• Fokusera på vem som skapar effekten, baserat på behovsmönster inte traditionella funktionsgrupper

Några områden vi kan utveckla

• Prioritera, alla kan inte vara lika viktiga när man inriktar sitt arbete. Vem går först? Det kan fortfarande vara helt OK för andra, men vem styr?

Runt omkring mig ser jag många kollegor som arbetar professionellt med egna ansvarsområden, delaktighet i andra projekt, styrgrupper, externa grupper, samarbeten och dessutom har givande privatliv. En utopi kanske? Det verkar inte så; jag har observerat och identifierat några framgångsfaktorer hos de individer som gör detta med lyckat resultat och utan alltför mycket prestationsångest.

Kommunikationsförmåga verkar var A och O.

• De behärskar alla kommunikationssätten: fysiska möten, mejl, sms, diverse sociala medier m.fl. Telefonsamtal är alltmer ovanligt eftersom det är hopplöst att få tag i folk och om man får det är de nästan alltid upptagna och inte fokuserade
• De väljer rätt kanal, utifrån effektivitet, inblandade parter och ämne
• De är effektiva i kommunikation: väljer asynkron kommunikation när det går eftersom man hinner med mer men kan också välja fysiska möten om det är mer effektivt
• De kan konsten att effektivt och engagerat sammanfatta  idéer, lösningar i några få meningar i mejl, utan att slösa tid på en mängd möten som ingen hinner gå på
• De har dagliga kafferaster med sina närmaste kollegor och utbyter informell information samtidigt som man kopplar av
• När de väl är på fysiska möten är de närvarande på riktigt: håller mötestider(kommer i tid, avslutar i tid och går inte i förväg), deltar i möten som är relevanta och inte andra, håller sig till ämnet och är resultatorienterade och närvarande i mötet, mentalt och utan att försjunka i mobiler och annan elektronik

Pratade om effektivitet och kontext med MM. För mig är det viktigt att byta kontext  när jag byter arbetsuppgift. Vissa arbetsuppgifter gör jag på vissa ställen och med vissa ritualer. Dels är det bra för det underlättar för hjärnan att göra omställningen till annan uppgift snabbare och dels tror jag effektiviteten ökar när man inte försöker göra allt på samma sätt. Exempelvis:

• Läsa jobbtexter (tryckta på papper och digitala) gör jag bäst i soffan på jobbet, soffan på fiket eller fåtöljen hemma. Behöver få slänga upp benen och inte sitta framåtlutad över skrivbordet
• GTD:a: dvs ägna mig åt inbox, organisera veckan, veckogenomgång görs bäst med en dator för epost och internet, en ipad med min att-göra-lista och en mobil med kalendern framför mig vid skrivbordet.
• När jag påbörjar något nytt vill jag börja med att göra en inventering av vad jag redan vet i en tankekarta på ipaden, för att sedan  genom resarchläsning och surfning fylla på. Bäst också med en dator för research, ipad för tankekarta och papper och penna bredvid
• Om jag ska skriva en längre seriös text måste jag börja med papper och en bra penna, helst en Parker 51 men det går bra med en valfri rollerball. Först när jag skrivit första utkast och gått igenom med rödpenna är texten redo för inskrivning och vidare redigering i dator
• Processa mejl-inboxen gör jag bäst vid en dator med riktigt tangentbord, det går snabbare att skriva och flytta än på ipaden

Vad har du för ritualer och kontextbyten att dela med dig av?

Regionbiblioteket anordnade seminarium, som en del i forskningsanknytningen-tack vare Malin Ögland. Det fyndiga namnet på seminariet var Googles kappa – bibliotekens digitalisering nu och i framtiden med Mats Dahlström från Högskolan i Borås och beskrevs i förväg så här:
”Bibliotek har genom åren satsat mycket kraft på massdigitalisering av böcker och annat tryck, men resursstarka aktörer som Google ritar nu om landskapet och ställer bibliotek inför nya möjligheter och dilemman. Samtidigt bedriver bibliotek digitalisering också på flera andra nivåer än ”massnivån” och med andra ambitioner, t ex för att tillhandahålla resurser och data av hög kvalitet för forskare. Men är de digitala samlingarna användbara, kan de återanvändas, och används de överhuvudtaget av forskare i den utsträckning det var tänkt? Och vilka andra värden kan bibliotekens s.k. kulturarvsdigitalisering tänkas bära med sig? ”

Gjord en tankekarta som minnesanteckningar som bifogas Googles kappa.

Tankvärt är att många av de så kallat seriösa textkritiska och dyra digitaliseringsprojekten som görs resulterar i produkter som ingen använder. En undersökning visar att forskare inte litar på digitaliserade verk som gjorts av någon annan än forskaren själv! Så Mats Dahlströms slutsats var ganska tydlig: kanske ska vi när vi deltar i digitalisering inte vara så ängsliga för upphovsrätt och kvalitet och liknande. Digitalisera på, snabbt och effektivt och lägg upp på flickr var hans rekommendation. Blir det några problem får vi väl ta bort dem.

Kompetensutveckling är en av de bästa sakerna på jobbet. Inget är väl bättre än när man får ett uppdrag och man inte vet hur man gör utan måste lära sig något nytt. Jag går in i det bekanta ”flow” när jag hamnar i denna situation och börjar sätta mig in i ett nytt område: prata med folk, läsa litteratur, kolla på nätet och databaser, se vad andra har gjort och börja göra tankekartor. Det är det som håller huvudet i gång, och arbetsglädjen i topp. Jag har förstått att alla inte upplever det på samma sätt.

Fram till årssskiftet satt jag med i KB:s expertgrupp för kompetensfrågor och de kartläggningar vi gjorde där visade också på att det var oerhört olika hur man såg på kompetens, kompetensutveckling och kompetensutvecklingsstrategier i ledningen för olika organisationer. Vissa har en väl utvecklad syn på kompetens som strategisk fråga, med övergripande kompetensplaner och individuella kompetensplaner för medarbetarna. Andra har ingenting, på sin höjd några föreläsningar.

Jag anser att i alla kunskapsyrken (och vilket är inte det idag, även kassörskor på ica behöver lära sig nya datorsystem!) bör det obligatoriskt ingå kompetensutveckling. De flesta arbetar 40 timmar per vecka och cirka 10%, alltså cirka 4 timmar i snitt,  av detta borde vara kompetensutveckling. Så är ju långt ifrån fallet för merparten i min bransch.

Man borde ha rätt att kräva en viss andel kompetensutbildning av sin arbetsgivare, kanske skulle det  till och med vara inskrivet i anställningsavtalen. Arbetsgivaren borde också ha en strategisk plan för kompetensutveckling, känd av alla samt individuella kompetensplaner. Samtidigt borde arbetsgivaren kräva av sin personal att den tar ansvar för att kompetensutveckla sig på eget initiativ: träna på nya datorsystem, följa med i utvecklingen, läsa relevanta facktexter och diskutera med kollegor.

Som bekant är kompetensutveckling långt mer än att bara gå på kurs. Visst är det bra att gå på regelrätta kurser,  och då ska de ha direkt koppling till vad man gör och det ska finnas en tydlig effektförbättring när man kommer tillbaka efter kursen. Minst lika viktigt är att lära av varandra, lära av litteraturstuder, lära av tutorials och annan fri/köpt kursmaterial på egen hand, söka på nätet och databaser, följa bloggar och andra flöden, kollegial observation, studiebesök, intervjuer, tidskriftsklubbar, experimenterande, delta i sociala medier kring specifika frågor, handledning med mera med mera. Vilka är dina favoritsätt att lära dig nya saker?

Detta är som bekant min privata blogg, igår släppte jag ut den blogg jag ansvarar för på jobbet:  Digitala biblioteket Där skriver virtuella enheten  om arbetet med digitala tjänster inom projektet Digitala biblioteket. Vi kommer här att skriva om den utveckling vi bedriver inom projektet digitala biblioteket, hur vi jobbar och vad vi kommer fram till.  Det blir  teknik såväl som mjukare områden inom  projektmetodik och e-medier.  Målgruppen är  alla som är intreserade av biblioteksutveckling och kan läsa på svenska.

Redan har vi fått glada tillrop på bloggen, peppande tweets och även kritik på copyriot.  Fortsättning följer.

Varför ska man skriva en kommunikationsplan? För att det är lätt hänt att informations- och  kommunikationsinsatser lätt blir ad hoc, vid behov och om man har tid. Det är viktigt att kommunicera vad man gör och att ha en plan för det så att det inte glöms bort i lägen när det är stressat. Är man en stor kommunikationsenhet blir det säkert en omfattande plan, men det kan också vara en kort enkel för ett enskilt projekt. Jag har skrivit en för ett projekt som inte pågår så länge, men där jag ändå vill ha en strukturerad form på kommunikationsinsatsen.

Bakgrund, mål för insatsen, övergripande budskap, målgrupper/användare/intressenter, kanaler, aktiviteter, metoder, åtgärder, resursåtgång, uppföljning ansvar, och kontaktperson  är de delar jag har valt att ha med. Man kan givetvis tänka sig andra.

Som informations- kommunikations- och utbildningsansvarig har jag skrivit planen själv och sedan fått tillägg och ändringar från berörda intresenter: chef, marknadsavdelning och kommunikationsansvarig för hela biblioteket.

Delaktighet betyder aktiv medverkan, ofta med tonvikt på känslan av att vara till nytta, ha medinflytande etc enligt NE. När vi pratar om delaktighet kan det ibland vara för sakens skull men hellre (hoppas jag) en grund för medinflytande och bättre resultat. Bland annat Huddinge kommun har satsat mycket på  delaktighet och tagit fram informationsmaterial om detta. Där hämtar jag följande disktinktioner, för att skilja mellan olika typer av delaktighet.

Information – envägskommunikation mellan sändare och mottagare, skriftlig eller muntlig. Oftast finns också möjlighet att ställa frågor. Inf0rmationsmöte, aulamöte etc räknas hit.

Konsultation – man får möjlighet att tycka till i en fråga, oftast väl avgränsad och syfte är att lyssna och samla in synpunkter. Ofta engångsinsats.

Dialog – liknar konsultation men är mer av ett utbyte och kräver mer tid. Referensgrupper och fokusgrupper kan räknas hit.

Samarbete – planering och genomförande tillsammans. Arbetsgrupper för att utföra en viss uppgift hör till denna typ.

Medbestämmande – deltagande i det faktiska beslutsfattandet. Majoritetsomröstningar hör hit.

Oavsett vilket form av delaktighet man väljer i i en fråga, är det A och O att deltagarna får vara med på riktigt, att det som sägs spelar roll och inte allt är förutbestämt. Spel för gallerierna ger bara dålig eftersmak. Deltagarna ska vara förberedda och inställda på vilken typ av delaktighet som det är frågan om. Det är stor skillnad på att få tycka till och få vara med och bestämma! Kommunicera i förväg vilken typ det är, vad som förväntas och också vad som händer sedan.

Det var länge sedan jag hade en läslista, där jag skriftligen dokumenterade vad jag läser. Blev lite sugen på att faktiskt få koll igen på vad jag har läst och lärt. Minns när jag jag lärde mig läsa och min mor började skriva in vilka böcker jag läste i ett himmelsblått skrivhäfte. Skulle ge mycket för att ha haft den kvar! Här är listan i alla fall, kort än så länge:

Läslistan

En av de sista arbetagarna innan jul hade vi en brainstorming i projektet ”Digitalt i det fysiska”. Tyvärr är projektet uppskjutet, en ekonomisk realitet, men det kan ju vara intressant att prata om metoder. Detta var ett helt nytt projekt, men många hade tänkt till var och en på sitt håll, och flera testprojekt var redan igång. Syftet med vår brainstorming var att generera så många idéer som möjligt, utan en tanke på kvalitet eller begränsningar (ekonomiska eller andra). Utifrån listan med idéer skulle vi sedan vaska fram och prioritera de bästa idéerna. Så långt kom vi aldrig innan projektet sköts upp. Brainstorminggruppen bestod huvudsakligen av folk från virtuella enheten, så väl innehåll, som teknik och system var representerade. Dessutom fanns en person från marknadsavdelningen med. Totalt 10 personer. Metoderna vi använde var:

-          Reverse brainstorming, bra för att hitta eventuella begränsningar och framför allt för att komma fram till att det egentligen finns få begränsningar. Bra också att få negga av sig så man positiv kring resten. Vi jobbade med uppgiften” Vad ska vi/vill vi  inte visa av det digitala i det fysiska och vad ska man inte koppla ihop av det digitala och fysiska?” Gemensamma anteckningar på tavlan, avfotograferat och distribuerat till alla.

-          Writing brainstorming. Alla fick individuellt rita en bild, en vision av hur de ser digitalt i det fysiska under i tre  minuter. Därefter gick alla runt bordet och kollade på de andras teckningar i två minuter och hämtade eventuell inspiration. Ny ritrunda, samma teckning eller en ny om man hellre ville det. 4 repetitioner. Teckningarna samlades in och fotograferades och distribuerades till alla. 

-          Walking brainstorming. På väggarna hade jag satt upp ett antal frågor, en fråga på varje papper.

• Vilka digitala material/digitala tjänster kan man visa upp i den fysiska bibliotekslokalen?
• Hur presenterar vi redan idag digitalt i bibliotekslokalerna, vad och hur?
• Vilken teknik står till förfogande idag för att koppla digitalt material till fysisk miljö?
• Vad har du sett i vår egen bransch (bok och bibliotek) där man kopplar digitalt och fysiskt?
• Vad har du sett för bra/dåliga exempel i andra branscher på att visa/ koppla ihop digitalt och fysiskt?
• Stora visioner för att visa digitalt material i det fysiska rummet/koppla ihop digitala tjänster med fysisk verklighet?
• Bättre, kortare namn på vårt projekt?

Alla cirkulerade och skrev ned sina svar, enskilt eller i samtal med andra. Svaren sammanställdes och distribuerades efter brainstormingen. Allt tog cirka 1,5 timme inklusive fika.

Reflektionen efteråt var att det var ovanligt och bra att alla olika discipliner samlades så koncentrerat till en tänkarsession och bra att få samlat alla spretiga idéer som nämnts i olika sammanhang men aldrig dokumenterats. Ett givet problem var att ett par dagar innan jul är det svårt att komma ifrån och komma igång med något nytt. Men vi såg den här brainstormingen som den första av flera, där vi senare skulle utvidga cirkeln med anställda på andra enheter och experter. Det får vi ta tag i nästa budgetår helt enkelt.