”Vi har för långa möten!” ” Hur ska jag hinna jobba också?” ”Jag vill ha effektivare möten!” ”Tiden står stilla”
Känns kommentarerna igen? Jag hävdar bestämt att möten är arbete. Viktigt arbete! Men precis som vilket arbete som helst kan det vara av skiftande kvalitet. Och inget är mer stressande än långa ineffektiva möten som jag kanske inte ens borde ha varit med på. Alla har möten på jobbet, av olika slag. Färre har formella möten av riksdagstyp där man ”yrkar”, ”voterar”, ”ajournerar” och annat som man lärde sig i klassisk mötesteknik. Fler har mindre möten där en annan disciplin krävs. Det finns mängder av böcker, bloggposter och artiklar att läsa om detta ämne. Mina favorittips för att få bättre och effektivare möten som känns som meningsfullt arbete:
Är möte den bästa formen för innehållet?
Tänk efter innan du kallar till möte: är det verkligen mest effektivt utnyttjande av tid och arbetskraft att alla de här människorna jag tänker kalla samlas i ett rum och har möte? Om det är ett informationsmöte går det kanske lika bra med ett utskick. Om något ska inventeras är det kanske bättre med ett gemensamt google docs som alla kan fylla på.
Korta mötestiden!
Möten tar den tid de är inbokade att ta. Har man bokat 1 timme så tar det en timme. Har man bokat 3 timmar så tar det tre timmar. De flesta möten tar för lång tid i anspråk. Om du brukar boka 2-timmarsmöten, prova att boka 1-timmes i stället. Om du brukar boka en-timmesmöten prova att boka en halvtimme i stället. Och håll tiden. Google calender har en bra funktion där man kan göra inställningen ”uppmuntra att komma i tid till nästa möte”; entimmesmöten bokas 50 minuter, halvtimmesmöten bokas 20 minuter automatiskt.
Använder kalenderfunktioner
Boka in alla deltagare i kalenderfunktionen i Gcal eller outlook eller vad du nu använder. Det gör att alla har korrekt dag, tid, plats och alla relevanta dokument i inbjudan. Och alla får eventuella uppdateringar. Bjud in rätt deltagare, bara de som verkligen behöver vara med bör bjudas in. Mötestid är dyrbar tid.
Agenda
Alla möten ska ha en agenda, hur simpel den än är. Alla mötesdeltagare ska i förväg veta vad det är för möte, vilket syfte mötet har, vilka deltagare det är och vad som ska uppnås. Är det ett informationsmöte? Är det hjärnstormning för att generera idéer? Eller inventering eller vad? De ska också ha en rimlig chans att förbereda sig genom att få ta del av all relevant dokumentation i förväg. Det får inte bara vara projektledare/mötesordföranden etc som är förberedd. Även skissartade punkter kan skickas ut i förväg, så deltagarna hinner tänka sina egna tankar i lugn och ro och inte tvingas tänka allt vid sittande bord.
Håll tiden!
Börja mötet i tid. Vänta inte på att folk ska släntra in efter ett tag. Upprepa inte vad som sagts till de deltagare som kommer för sent. De får skylla sig själva och lär sig förhoppningsvis till nästa gång. Morötter och piskor är fullt tillåtna. Alla som kommer i tid får bulle. Den som kommer sist får skriva protokoll, eller diska. Sluta mötet i tid, dra inte över även om ni inte är klara. Boka ny mötestid i stället.
Mötesledare
Varje möte ägs av någon. Vanligen den som kallat till mötet, det kan vara en projektledare eller en chef eller egentligen vem som helst. Varje möte ska ledas av en mötesordförande, lämpligtvis den som äger mötet och har kallat till det. Möteordsföranden håller reda på att agendan följs, att tiden hålls och att mötet håller fokus och trevlig ton. Mötesordföranden sätter också streck i debatten när diskussionen inte leder någonstans. Uppmuntra argument med fakta, inte åsikter.
Mötesetikett
En trevlig ton är bra. Engagemang är bra. Personpåhopp är dåligt. Mötesordföranden ansvarar för att mötet håller stilen och de som vill komma till tals får det. Men mötesordföranden ansvarar också för att tysta ner pratkvarnar och sådana som försöker obstruera mötet.
Mikromöten
Ett specialtrick man kan använda om man har stora projektgrupper och alla inte behöver träffas hela mötestiden eller om man har gäster är att dela upp mötet i mikromöten. Man kan boka in allt från 5-minuterspass till 2-timmarspass utan problem.Då kan man meddela gästen att vi börjar 9.00 och din punkt är klockan 10.30, välkommen då. Även ett vanligt möte av lite längre typ kan vara bra att dela upp i delar, tidssatta. Då vet mötesdeltagarna exakt när vad ska avhandlas och kan planera utifrån det. Givetvis måste dessa tider hållas exakt.
Vad händer härnäst?
Inget möte får avslutas utan att alla mötesdeltagare vet vad som är nästa steg. Vem ska göra vad? Och när ska det vara klart? Och hur vet vi att det är klart?
Mötesanteckningar
Alla möten ska få minnesanteckningar i någon form. Dels behöver de som var där en sammanfattning av vad som sades och dels behöver de som inte hade möjlighet att vara där en chans att komma ikapp. Det kan vara formella protokoll med justerare, och då utses en sekreterare med omröstning men det behövs mera sällan. Ofta räcker ett enkelt dokument, ett mejl eller en anteckning i Evernote eller det projektverktyg man använder. Enklast om man inte behöver notera all diskussion brukar vara att mötesägaren antecknar de viktigare punkterna. Om det är för svårt att göra samtidigt som man leder mötet får man utse en sekreterare. Mötesordföranden ansvarar dock för att det blir gjort. Minnesanteckningar bör vara klara inom 24 timmar efter avslutat möte.
Geckolisa 